4 Essentials für das unternehmerische Konzept in der Business Transformation

In Mandaten mit Business Transformationen verwende ich als Interim Manager häufig einen 12 Punkte-Plan. Ein zentraler Baustein ist hierbei das unternehmerische Konzept (UK). Den gesamten 12 Punkte-Plan finden Sie hier. Im Folgenden skizziere ich aus meiner Sicht die Essentials eines solchen Konzeptes. Dabei handelt es sich hier nicht um eine theoretische Abhandlung, sondern dieser Beitrag stellt vielmehr stichwortartig eine Beschreibung meiner praktischen Erfahrungswerte aus diversen Projekten dar.

1. Was sind die Ziele des unternehmerischen Konzeptes?

Das UK stellt die ausformulierte Grundlage der beabsichtigten Transformation dar. Anhand des UK ist klar ersichtlich, was wann im geplanten Projekt wie erreicht werden soll. Es sind alle relevanten Aspekte des Projektes beschrieben, so dass es als detaillierte Entscheidungsgrundlage sowohl gegenüber den Unternehmensverantwortlichen dient, als auch für Informationen und Verhandlungen mit Arbeitnehmern bzw. deren Vertretern genutzt wird. Allerdings ist das unternehmerische Konzept nicht mit einem Gutachten (z.B. IDW S6) zu verwechseln.

2. Was sind die wesentlichen Inhalte des UK?

Das Konzept besteht zumindest aus folgenden Inhaltsblöcken:

a) Beschreibung der Istsituation im projektrelevanten Unternehmensbereich (vor der Transformation).

Dies beinhaltet u.a. eine Beschreibung der Aufbauorganisation mit Organigramm, ein Skizzieren der wesentlichen unternehmerischen Abläufe, eine Übersicht über die aktuellen Produkte und eine Beschreibung der akuten Herausforderungen (warum eine Transformation erforderlich ist). Ein geeigneter Check für die Formulierungen und die Detailtiefe ist: Kann ein Mitarbeiter des Unternehmens, der nicht zum Führungskreis gehört, die  Beschreibung verstehen und nachvollziehen.

b) Beschreibung der Sollsituation des Unternehmensbereiches nach Umsetzung der Transformation.

Die Sollsituation wird hier so präzise wie möglich beschrieben. Je nach Art des Projektes (Merger, Reorganisation, Restrukturierung, …) sind die Schwerpunkte zu setzen. Immer ist auf die Veränderungen einzugehen, die geplant sind, z.B.: Wie sieht die neue Aufbauorganisation aus und worin unterscheidet sie sich von der heutigen (und warum)? Was für ein Umsatz und Absatz wird für die folgenden Jahre geplant und warum ist das so? Wie unterscheidet sich das zukünftige Produktportfolio von dem heutigen und warum planen wir das?

c) Detaillierte Beschreibung der Maßnahmen, wie diese Transformation erreicht werden soll.

Der Weg vom Ist zum Soll sind die Maßnahmen, die hier erläutert werden. Was tun wir im Detail, um den geplanten Zustand zu erreichen? Je nach Projekttyp werden hier z.B. Standort- oder Produktverlagerungen, Veränderungen der Mitarbeiteranforderungen und ggf. Mitarbeiterzahlen, soziale Konzepte, Fortbildungsprogramme usw. beschrieben. 

d) Wirtschaftlichkeits- bzw. Simulationsrechnungen.

Checkfragen sind: Was soll/wird die Business Transformation bzgl. Umsatz, Ertrag, KPI, Stückkosten, … erreichen? Im Vergleich dazu: Was kann das Unternehmen bei der Fortführung des Status Quo (was passiert, wenn wir nichts tun) erwarten?

e) Zeitplan mit Meilensteinen.

Festlegung des gesamten Zeitrahmens der Transformation vom Startpunkt des Projekts bis zum Ende der Umsetzung. Zusammenführung von allen anstehenden Arbeitspaketen mit Benennung der für die Abarbeitung Verantwortlichen und der jeweiliger Dauer, Definition der inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeiten der Arbeitspakete, Checkfrage: Ist mein Team (ggf. neben dem Tagesgeschäft) in der Lage, die Arbeitspakte im Plan abzuarbeiten? Checkpunkte für die Abstimmung mit Entscheidern setzen, Zeit für ggf. anfallende Korrekturschleifen einplanen.

3. Wer erstellt das unternehmerische Konzept?

Neben dem Interim bzw. Transformation Manager, der federführend für die Erstellung des Konzeptes verantwortlich sein sollte, sind nach Möglichkeit Führungskräfte des Unternehmens als wesentliche Wissensträger eínzubinden. Sehr häufig sind bereits Ideen und Vorschläge zumindest in den Köpfen der Verantwortlichen, die es zu sichten, zu bewerten und zu ergänzen gilt. Dieses Team gleicht weiterhin das Konzept mit dem unternehmerischen Ziel ab, analysiert und optimiert. Koordiniert und ergänzt wird dies mit dem unternehmensübergreifenden Wissen des Transformation Managers.

4. Was sind die besonders erfolgskritischen Faktoren im Konzept?

a) Jede Schilderung und Beschreibung der Istsituation des Unternehmens ist mit Zahlen, Daten Fakten zu untermauern. Die beschriebene Sachlage muss auch für Nichtspezialisten glaubwürdig, nachvollziehbar und verständlich sein. Dies gilt soweit möglich ebenfalls für die Prognosen mit und ohne der geplanten Transformation.

b) Das unternehmerische Konzept wird komplett als Text ausformuliert (kein Powerpoint!). So erreichen wir eine leichtere Lesbarkeit und höhere Präzision und Eindeutigkeit.

c) Führungskräfte und Mitarbeiter müssen Vertrauen in die Umsetzbarkeit des Konzeptes haben, denn sie werden diejenigen sein, die bei der Umsetzung maßgeblich am Erfolg beteiligt sind. Dies erreichen wir bei den Führungskräften durch eine möglichst frühe Einbindung in die Erstellung des UK. Die Mitarbeiter werden nach Abschluss der Vereinbarungen mit allen Gremien (Eigentümer, BR, …) von den für das Gesamtprojekt Verantwortlichen informiert und können mit ihren vorinformierten Vorgesetzten sprechen, die sich ja bereits committed haben.

d) Während des gesamten Prozesses der Business Transformation informieren wir die Mitarbeiter maximal, soweit es die Entscheidungslage zulässt. Es gilt die Grundregel: Fehlt eine Information, geht der Mitarbeiter immer vom denkbar schlimmsten möglichen Fall für ihn aus. Dies ist für eine geregelte Fortführung eines Betriebes auch in einer Phase der Transformation nicht hilfreich.

Generell gilt:

Bereitschaft zur Veränderung (aktiv und passiv) erfordert die Einsicht, dass die Alternative (z.B. das Beibehalten des Status Quo) zukünftig deutlich unangenehmer sein würde als die geplante Veränderung.

Das gute unternehmerische Konzept zeigt genau das auf.